Peranan Sistem Informasi Terhadap Proses Manajemen

Peranan Sistem Informasi Terhadap Proses Manajemen

                                                             

Hairil Sakthi Hr

E 211 13 307

Ilmu Administrasi Negara

Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik

Universitas Hasanuddin

            Secara umum setiap organisasi, entah itu organisasi publik maupun organisasi swasta sangat mebutuhkan informasi untuk mengadapi perubahan dan tantangan yang dihadapi oleh setiap organisasi. Untuk itu diperlukan untuk mengetahui definisi dari sistem informasi. Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data). Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci strategi bisnis.

      Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Menurut Alter ( 1992 ) Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi. Melihat dari definisi dari sistem informasi dapat dikataan bahwa informasi digunakan untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi, dalam hal ini informasi digunakan dalam proses POAC ( Planning, Organizing, Actuating, Controling ). Sebelum melangkah lebih jauh kita juga perlu mengetahui defenisi dari sistem informasi Manajemen. Sistem informasi Manajemen adalah suatu sistem formal tentang golongan, dan penyebaran informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Sistem yang telah maju tidak hanya mengerjakan fungsi tata usaha akan tetapi juga memberikan bantuan pengambilan keputusan kepada manajemen. Sistem informasi manajemen yang efektif juga dapat dipengaruhi oleh bentuk atau struktur organisasi yang ada. Struktur organisasi akan menentukan prosedur dan jalur komunikasi.

         

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang cukup kompleks. Sistem ini dapat berjalan dengan baik apabila semua proses didukung dengan teknologi yang tinggi, sumber daya yang berkualitas, dan yang paling penting komitmen perusahaan. Sistem Informasi Manajemen berguna untuk mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Jadi dapat dikatakan bahwa Sistem Informasi Manajamen berkaitan dengan sebuah sistem  yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.    Sistem informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi yakni menunjang kegiatan bisnis operasional,menunjang manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi kompetetif organisasi. 

Peran sistem informasi manajemen untuk mencapai keunggulan strategis dapat dicontohkan pada suatu perusahaan yang mutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser web) sehingga memungkinkan berbagi informasi dengan para sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannnya. Basis data yang terstandarisasi dan dapat diakses melalui browser web mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis.

Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah organisasi bisnis. Strategi persaingan yang diterapkan oleh bisnis/industri mampu memberikan keunggulan organisasi, dengan memperhatikan faktor biaya, mutu dan kecepatan proses. Keunggulan kompetitif akan membawa organisasi pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi organisasi dan strategi informasi. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap setimbang.

Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal. Strategi ini juga digunakan untuk meningkatkan daya saing atau kinerja perusahaan karena para kompetitor memiliki sumberdaya teknologi yang sama dan memastikan bahwa aset teknologi informasi dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung dalam meningkatkan profitabilitas perusahaan, baik berupa peningkatan pendapatan mapun pengurangan biaya. Selain itu, strategi perusahaan berbasis sistem informasi digunakan untuk mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan investasi serta menjamin bahwa teknologi informasi yang direncanakan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis perusahaan akan informasi.

           Sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran(output). Tiga aktivitas dasar ini menghasilkan informasi yang dibutuhkan organisasi untuk pengambilan keputusan, pengendalian operasi, analisispermasalahan, dan menciptakan produk atau jasa baru. Masukan berperan di dalam pengumpulan bahan mentah (raw data), baik yangdiperoleh dari dalam maupun dari lingkungan sekitar organisasi.

Pemrosesan berperan untuk mengkonversi bahan mentah menjadi bentuk yang lebih memiliki arti. Sedangkan, keluaran dimaksudkan untuk mentransferinformasi yang diproses kepada pihak-pihak atau aktivitas aktivitas yang akan menggunakan. Sistem informasi juga membutuhkanumpan balik (feedback), yaitu untuk dasar evaluasi dan perbaikan ditahap input berikutnya(Sutono, 2007).

            Melihat dari hal banyak hal sistem informasi dapat dikatakan sangat bermanfaat dan berguna dalam memenej sebuah organisasi, hal ini dikarenakan dalam sistem informasi terdapat informasi informasi yang berkaitan dengan organisasi dan juga mengenai lingkungan organisasi, informasi digunakan sebagai alat penganalisa untuk menentukan langkah yang akan diambil oleh menejer organisasi. Sebagai satu contoh, suatu organisasi sebelum menetapkan strategi yang akan dilaksanakan, pasti melakukan penelusuran dengan mencari informasi dari internal maupun eksternal organisasi. Kemudian menganalisisnya menggunakan analisis SWOT untuk menentukan Goals dan Objektives dari organisasi tersebut.

            Informasi informasi dalam suatu organisasi digunakan oleh menejer untuk:

·         Informasi mendukung operasi manajemen sehari hari

·         Sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen.

·         Sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.