Materi Manajemen Perubahan

Manajemen Perubahan

Perubahan merupkan sesuatu yang pasti terjadi sehingga manusia harus berubah. perubahan perubahan itu meliputi perilaku, sistem nilai dan penilaian, perubahan metode dan cara kerja, peralatan cara berfikir dan perubahan besikap. Dalam hal ini terdapat 2 cara terjadinya perubahan secara evolusioner dan revolusioner. Sebagaimana diketahui bersama bahwa tidak semua perubahan mengarah kearah yang baik, tetapi perlu diupayakan perubahan yang dilakukan diarahkan kepada hala hal yang lebiha dari sebelumnya untuk itu perubahan harus bermakna dan beralih kepada yang lebih baik, bermutu dan berkualitas.

                Dalam memenej perubahan terdapat beberapa kesalahan kesalahan yang sering dilakukan menejer yakni : cepat bertindak tanpa sosialisasi perubahan yang matang ( Faster is Slower ), kegagalan membentuk kelompok inti dengan satu mimpi besar, ketika menghadapi hambatan akan mencari kambing hitam, bukan apa yang salah dan bagaimana memperbaikinya, cepat puas, gagal menciptakan keberhasilan jangka pendek yang terukur yang menggelindingi menuju visi organisasi, gagal mengakarkan perubahan pada sistem nilai yaitu membentuk kebudayaan organisasi yang baru.

Jenis jenis perubahan terdiri dari :

·         Reorganisasi

·         Restrukturisasi

·         Marger

·         Pengurangan jabatan dan Mutasi

·         Pemindahan lokasi kerja

·         Mekanisme

·         Teknologi

Sasaran manajemen perubahan yaitum mengupayakan agar proses transpormasi tersebut berlangsung dalam waktu yang relatif cepat dengan kesulitan kesulitan seminimal mungkin.perubahan timbul karena kegiatan restrukturisasi, reenngeinering, inovasi.

Robbins (2003) menilai terdapat enam faktor resistensi organisasional, yaitu sebagai berikut:

a. Structural Inertia (Kelembaman Struktural)
Organisasi memiliki mekanisme di dalamnya yang menghasilkan stabilitas. Proses seleksi, pelatihan, teknik sosialisasi dan formalisasi menyediakan job description, aturan dan prosedur yang harus diikuti. Orang dalam organisasi dipilih yang tepat, dibentuk dan diarahkan berperilaku dalam cara tertentu. JIka organisasi dihadapkan pada perubahan, struktur organisasi bertindak sebagai pengimbang terhadap kelanjutan stabilitas.

b. Limited Focus of Change (Fokus terbatas atas Perubahan)
Organisasi dibuat dari sejumlah sub sistem yang saling bergantung. Kita tidak bisa mengubah yang satu tanpa memengaruhi lainnya. Jika mengubah proses teknologi tanpa mengubah struktur organisasi yang tepat secara serempak, perubahan teknologi tidak akan diterima.

c. Group Inertia (Kelembaman Kelompok)
Walaupun individual ingin mengubah perilakunya, norma kelompok dapat menjadi hambatan, norma kelompok menjadi sumber tantangan. Pada dasarnya suatu kelompok dapat memiliki kekuasaan tertentu yang dapat hilang apabila terjadi.

d. Threat to Expertise (Ancaman terhadap Keahlian)
Perubahan dalam pola organisasi juga merupakan ancaman terhadap kelompok khusus yang memiliki keahlian. Keahlian yang diperlukan mungkin berbeda atau bisa juga yang tadinya merupakan kelompok ahli tersentralisasi menjadi terdesentralisasi. Tenaga ahli merasakan kekhawatiran akan tersingkirkan karena adanya perubahan.

e. Threat to Established Power Relationships (Ancaman terhadap Hubungan Kekuasaan yang Sudah Ada)
Setiap redistribusi kekuasaan pengambilan keputusan dapat memengaruhi hubungan kekuasaan yang sudah lama terbentuk. Perkenalan pengambilan keputusan partisipasi atau self managed work teams merupakan jenis perubahan yang sering dianggap sebagai ancaman oleh supervisor atau manajer menengah. Mereka yang selama ini merasa mempunyai kewenangan pengambilan keputusan terancam kehilangan kewenangan tersebut.

f. Threat to Established Resources Allocations (Ancaman terhadap Alokasi Sumber Daya yang Sudah Ada)
Kelompok di dalam organisasi yang mengontrol sumber daya sering melihat perubahan sebagai ancaman. Mereka yang memperoleh manfaat dari alokasi sumber daya saat ini sering merasa diancam oleh perubahan yang mungkin memengaruhi alokasi sumber daya yang biasa mereka terima di masa yang akan datang.

Bila perubahan terjadi, para manajer dan karyawan bereaksi baik secara positif maupun negatif. Bila terjadi perubahan manajer dan karyawan cenderung mendukung perubahan bila diarahkan pada penyebab nyata suatu masalah dan mereka tidak dirugikan. Bisa juga mereka bersikap netral.

      Perubahan Organisasi merupakan modifikasi substantif pada beberapa bagian organisasi. Perubahan itu dapat melibatkan hampir semua aspek dari organisasi, seperti jadwal pekerjaan, dasar untuk departementalisasi, rentang manajemen, mesin-mesin, rancangan organisasi, dan sebagainya.

      Alasan mendasar organisasi memerlukan perubahan adalah karena sesuatu yang relevan bagi organisasi telah berubah, atau akan berubah. Oleh sebab itu, organisasi tidak punya pilihan lain kecuali berubah juga. Perubahan ini terjadi karena adanya dorongan untuk berubah, yang berasal dari:

1. Dorongan Eksternal

Dorongan eksternal yang mendorong organisasi untuk mengadakan perubahan berasal dari lingkungan umum organisasi. Adanya aturan baru dalam produksi dan persaingan, politik, hukum baru, keputusan pengadilan, dan sebagainya akan mempengaruhi organisasi. Disamping itu, berbagai dimensi seperti teknologi, ekonomi dan sosiokultural juga mempengaruhi organisasi untuk melakukan perubahan.

2. Dorongan Internal

Pada dasarnya dorongan internal berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Adanya revisi strategi organisasi oleh manajemen puncak, akan menghasilkan perubahan organisasi. Dorongan internal lainnya mungkin direfleksikan oleh dorongan eksternal. Misalnya, sikap pekerja terhadap pekerjaannya akan bergeser, seiring bergesernya nilai sosiokultural. Akibatnya mereka menuntut suatu perubahan dalam jam kerja, atau perubahan kondisi kerja.

Dua Jenis Perubahan

Secara umum ada dua jenis perubahan dalam organisasi.

1. Perubahan Terencana

Perubahan terencana adalah perubahan yang dirancang dan diimplementasikan secara berurutan dan tepat waktu sebagai antisipasi dari peristiwa di masa mendatang.

2. Perubahan Reaktif

Perubahan reaktif adalah suatu respon bertahap terhadap peristiwa ketika muncul.

Langkah-langkah komprehensif dalam proses perubahan

Ada tujuh langkah komprehensif yang ditempuh dalam proses perubahan organisasi. Langkah-langkah tersebut yaitu:

Mengenali kebutuhan akan perubahan

Menetapkan tujuan perubahan

Mendiagnosis apa yang menyebabkan perlunya dilakukan perubahan

Memilih teknik perubahan yang sesuai untuk mencapai tujuan

Merencanakan implementasi untuk perubahan

Mengimplementasikan perencanaan perubahan

Mengevaluasi perubahan dan tindak lanjut

Penolakan terhadap Perubahan

Sebuah manajemen perubahan yang efektif harus mampu memahami penolakan yang sering kali mengikuti perubahan. Ada beberapa hal yang menjadi alasan terjadinya penolakan terhadap perubahan organisasi, yaitu:

Ketidakpastian

Kepentingan pribadi yang terancam

Perbedaan persepsi

Rasa kehilangan

            Reaksi-reaksi terhadap perubahan adalah sebagai berikut :

1.   Orang mungkin menyangkal bahwa perubahan sering terjadi. Bila ini terjadi     organisasi kemungkinan akan terus kehilangan efektivitasnya.

2.    Orang mungkin mengabaikan perubahan. Manajer menangguhkan keputusan dengan harapan bahwa masalah yang terjadi akan hilang dengan sendirinya.

3.    Orang mungkin akan menolak atau mungkin menentang perubahan. Karena berbagai alasan manajer dan karyawan

4.     Orang mungkin menerima perubahan dan menyesuaikan diri dengan perubahan tersebut.

5.     Orang mungkin mengantisipasi perubahan dan merencanakannya, seperti yang banyak dilakukan perusahaan-perusahaan progresif

Mengatasi Penolakan terhadap Perubahan

Untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan yang terjadi dalam organisasi, setidaknya ada beberapa teknik yang bisa diterapkan, yaitu:

Partisipasi

Pendidikan dan komunikasi

Fasilitasi

Analisis bidang kekuatan

Bidang-bidang Perubahan Organisasi

Perubahan yang terjadi dalam organisasi, setidaknya meliputi tiga bidang umum, yaitu:

Struktur dan rancangan organisasi. Yang termasuk ke dalam bidang ini adalah rancangan pekerjaan, departementalisasi, hubungan pelaporan, distribusi otoritas, mekanisme koordinasi, struktur lini-staf, rancangan keseluruhan, budaya, manajemen sumber daya manusia

Teknologi dan Operasi, meliputi teknologi informasi, peralatan, proses pekerjaan, urutan pekerjaan, sistem pengendalian

Orang. Dalam hal ini yang dipengaruhi adalah kemampuan dan keterampilan, kinerja, persepsi, ekspektasi, sikap dan nilai.

Ada tiga sumber penolakan terhadap perubahan yaitu :

1.      Ketidak pastian tentang akibat dan pengaruh perubahan.

2.      Ketidak pastian untuk melepaskan keuntungan-keuntungan yang ada.

3.      Pengetahuan akan kelemahan-kelemahan dalam perubahan yang diusulkan.

Alasan Utama Resistensi terhadap Perubahan

Resistensi atau penolakan pada perubahan pada umumnya akan terjadi ketika ada sesuatu yang mengancam ‘nilai’ seseorang atau individu. Ancaman tersebut bisa saja riel atau sebenarnya hanya suatu persepsi saja. Dengan kata lain, ancaman ini bisa saja muncul dari pemahaman yang memang benar atas perubahan yang terjadi atau sebaliknya karena ketidakpahaman atas perubahan yang terjadi.

 Berikut adalah beberapa alasan utama orang melakukan perlawanan terhadap perubahan (dari berbagai sumber):

§  Takut terhadap kemungkinan yang tidak diketahui.

Perubahan berimplikasi pada ketidakpastian, dan ketidakpastian adalah sesuatu yang tidak memberikan kenyamanan. Ketidakpastian berarti keraguan atau ketidaktahuan terhadap apa yang mungkin akan terjadi. Ini dapat menimbulkan rasa takut, dan menolak perubahan menjadi tindakan yang dapat mengurangi rasa takut itu.

§  Takut akan kegagalan.

Perubahan mungkin menuntut keterampilan dan kemampuan diluar kapabilitasnya. Resistensi terhadap pendekatan/strategi baru kemudian muncul karena orang mengetahui bagaimana operasionalisasinya, sementara mereka merasa tidak memiliki keterampilan baru atau perilaku baru yang dituntut.

§  Tidak sepakat dengan kebutuhan akan perubahan.

Anggota organisasi merasa bahwa langkah yang baru adalah langkah yang salah dan tidak masuk akal.

§  Takut kehilangan sesuatu yang bernilai baginya.

Setiap anggota organisasi tentu ingin mengetahui bagaimana dampak perubahan pada mereka. Jika merasa yakin bahwa mereka akan kehilangan sesuatu sebagai hasil dari penerapan perubahan, maka mereka akan menolak.

§  Enggan meninggalkan ‘wilayah’ yang sudah nyaman.

Seringkali orang merasa takut menuruti ‘keinginan’ melakukan hal baru karena akan memaksa mereka keluar dari wilayah yang selama ini sudah nyaman. Melakukan hal baru juga mengandung sejumlah risiko tentunya.

§  Keyakinan yang salah.

Tidak sedikit orang merasa yakin bahwa segala sesuatu akan selesai dengan sendirinya, suatu saat, tanpa melakukan apapun. Sebenarnya hal demikian sekadar untuk memudahkan diri sendiri dan menghindar dari risiko. Itu tindakan yang sungguh bodoh!

§  Ketidakpahaman dan ketiadaan kepercayaan.

Anggota organisasi menolak perubahan ketika mereka tidak memahami implikasinya dan menganggap bahwa perubahan bisa jadi hanya akan lebih banyak membebani daripada apa yang dapat diperoleh. Situasi demikian terjadi apabila tidak ada kepercayaan antara pihak yang mengusulkan perubahan dengan para anggota organisasi.

§  Ketidakberdayaan (inertia).

Setiap organisasi bisa mengalami suatu kondisi ketidakberdayaan pada tingkatan tertentu, dan karenanya mencoba mempertahankanstatus quo. Perubahan memang membutuhkan upaya, bahkan seringkali upaya yang sangat serius, dan kelelahan pun bisa terjadi.

Penanggulangan penolakan terhadap perubahan :

1.      Pendidikan dan komunikasi

Salah satu cara untuk menanggulangi penolakan terhadap perubahan adalah sedini mungkin menginformasikan perubahan-perubahan yang telah direncanakan dengan alasan logis.

2.      Partisipasi dan keterlibatan

Penolakan ini dapat dikurangi atau dihilangkan bila mereka yang potensial dilibatkan dalam perancangan dan implementasi perubahan.

3.      Kemudahan dan dukungan

Cara lainnya adalah manajer memberikan kemudahan dan dukungan kepada mereka yang terlibat dalam proses perubahan.

4.      Negosiasi dan persetujuan

Contohnya persetujuan serikat, memberikan kenaikan pesangon pensiun karyawan sebagai pertukaran dengan penghentian kerja yang lebih dini.

5.      Manipulasi dan bekerja sama

Dilakukan dengan memanipulasi kejadian-kejadian yang ada melalui pemberitaan informasi secara selektif atau urutan kejadian dengan sengaja. Bisa juga bekerja sama dengan orang kunci dalam suatu kelompok dalam pemberian perancangan proses perubahan.

6.      Paksaan implisit dan eksplisit

Dilakukan dengan ancaman PHK, penundaan promosi dan lain sebagainya, bisa juga memindahkan ke ladang yang kering.